Implementasi Sistem Informasi
v IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI
Ø Pendahuluan
Penerapan Sistem
Informasi pada sebuah Bisnis secara umum dan Usaha Kecil dan Menengah khususnya
diyakini dapat meningkatkan daya saing dengan cara memberikan nilai tambah pada
produk dan layanan yang dihasilkannya.
Peningkatan daya
saing ini sangat diperlukan mengingat tantangan yang muncul akibat penerapan
system perdagangan bebas menuntut setiap bisnis untuk bisa menghasilkan produk
dan layanan yang lebih baik dan lebih murah.
Sistem informasi
secara definisi merupakan suatu kumpulan dari komponen-komponen dalam
perusahaan atau organisasi yang berhubungan dengan proses penciptaan dan pengaliran
informasi.
Komponen-komponen
dalam sebuah sistem informasi antara lain : teknologi informasi, proses dan
prosedur, struktur organisasi, sumber daya manusia, produk, pelanggan,
supplier, rekanan dll.
Untuk bisa
membuat formulasi strategi implementasi sistem informasi terbaik pada usaha
kecil dan menengah, kita perlu memahami berbagai hal yang menjadi bagian dari
sebuah sistem informasi itu sendiri.
Dari penjelasan
di atas jelas terlihat bahwa teknologi informasi hanya merupakan bagian dari
sebuah sistem informasi. Komponen lainnya lebih banyak berhubungan dengan
karakteristik dari sebuah organisasi bisnis.
Saya melihat ada
dua faktor utama yang mempengaruhi keberhasilan penerapan sistem informasi pada
usaha kecil dan menengah.
1. Faktor pertama adalah faktor
teknologi informasi (faktor eksternal). Di dalamnya mencakup pemilihan
teknologi yang tepat.
2. Faktor kedua adalah faktor
internal yang sangat terkait dengan sumber daya manusia dan organisasi
Ø Definisi Sistem
Terdapat dua
kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada
prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya. Pendekatan sistem
yang lebih menekankan pada prosedur mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :
ü Suatu
sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk
menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.
Menurut Robert
A. Leitch : sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,
bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Menurut Jerry
Fitzgerald, Ardra F. Fitzgerald dan Warren D. Stallings, Jr., mendefinisikan
prosedur sebagai berikut :
ü Suatu
prosedur adalah urut-urutan yang tepat dari tahapan-tahapan instruksi yang
menerangkan Apa (What) yang harus dikerjakan, Siapa (Who) yang mengerjakannya,
Kapan (When) dikerjakan dan Bagaimana (How) Mengerjakannya.
Pendekatan sistem yang lebih
menekankan pada elemen atau komponennya mendefiniskan sistem sebagai berikut
ini :
Sistem adalah
kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan
tertentu
Kedua kelompok
definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang berbeda adalah cara
pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan elemen-elemen atau
komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan definisi yang lebih luas.
Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya suatu sistem dapat
terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal, sistem
akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Kebutuhan akan
Sistem InformasiInformasi merupakan hal yang dianggap memiliki tingkat lebih
tinggi dan aktif dibandingkan dengan data. Informasi yang diperoleh melalui
suatu sistem dan teknologi merupakan suatu pengetahuan yang akan digunakan
untuk pengambilan suatu keputusan.
Pada suatu sistem informasi
terdapat komponen-komponen seperti :
-
Perangkat keras (hardware) : mencakup
piranti-piranti fisik seperti komputer, server, dan printer.
-
Perangkat lunak (software) atau program :
sekumpulan instruksi yang memungkinkan perangkat keras untuk dapat memproses
data.
-
Prosedur : sekumpulan aturan yang dipakai untuk
mewujudkan pemrosesan data dan keluaran yang dikehendaki.
-
Orang : semua pihak yang bertanggung jawab dalam
pengembangan sistem informasi, pemrosesan, dan penggunaan keluaran sistem
informasi.
-
Basis data (database) : sekumpulan tabel,
hubungan, data grafis, dan lain-lain yang berkaitan dengan penyimpanan data.
-
Jaringan komputer dan komunikasi data: sistem
penghubung yang memungkinkan sumber (resources) dipakai secara bersama atau
diakses oleh sejumlah pemakai.
Dalam Tahapan Pembangunan Sistem
Informasi. Sistem Informasi diperlukan untuk beberapa tahapan yang satu sama
lain saling berkaitan dan merupakan suatu siklus yang tidak pernah berhenti.
Adapaun tahapan yang dilakukan adalah sebagai berikut :
A. Identifikasi
Pemahaman awal
perlunya pembuatan sistem informasi dan permintaan formal untuk mengembangkan
sistem informasi
B. Inisiasi dan Perencanaan
Untuk menentukan
spesifikasi kebutuhan dan untuk mengetahui bagaimana sistem informasi dapat
membantu penyelesaian permasalahan. Pada tahap ini dibuat keputusan perlunya
dibuat suatu aplikasi atau mengembangkan aplikasi yang sudah ada.
C. Analisis
Melakukan
analisis untuk membuat spesifikasi dan mengstrukturkan kebutuhan pengguna serta
menseleksi aplikasi lain yang sudah ada. Pada tahapan ini akan diperoleh
spesifikasi fungsional sistem.
D. Perencanaan Logika
Mendapatkan dan
menstrukturkan kebutuhan sistem informasi secara keseluruhan. Pada tahap ini
akan diperoleh spesifikasi rinci data, laporan, tampilan, dan aturan
pemrosesan.
E. Perancangan Fisik
Mengembangkan
spesifikasi teknologi yang akan digunakan, pada tahap ini akan diperoleh struktur
program dan basisdata, serta perancangan struktur fisik.
F. Implementasi
Pembuatan
program dan basisdata, melakukan instal dan menguji sistem. Pada tahapan ini
akan diperoleh program aplikasi dan dokumentasi.
G. Pemeliharaan
Melakukan
pemantauan kegunaan dan fungsi sistem, serta melakukan audit sistem secara
periodik.
Ø Karakteristik Sistem
A. Komponen Sistem (Components)
Suatu sistem
terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling
bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau
elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian-bagian dari
sistem. Setiap sistem tidak perduli betapapun kecilnya, selalu mengandung
komponen-komponen atau subsistem-subsistem. Setiap subsistem mempunyai sifatsifat
dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses
sistem secara keseluruhan. Jadi, dapat dibayangkan jika dalam suatu sistem ada
subsistem yang tidak berjalan/berfungsi sebagaimana mestinya. Tentunya sistem
tersebut tidak akan berjalan mulus atau mungkin juga sistem tersebut rusak
sehingga dengan sendirinya tujuan sistem tersebut tidak tercapai.
B. Batas Sistem (Boundary)
Batas sistem
(boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan
suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan
ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
C. Lingkungan Luar Sistem
(Environments)
Lingkungan luar
dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi
operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat
juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar yang menguntungkan
merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan
dipelihara. Sedang lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan
dikendalikan, kalau tidak maka akan menggangu kelangsungan hidup dari sistem.
D. Penghubung (Interface) Sistem
Penghubung
sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem
lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari
satu subsistem ke yang lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan
menjadi masukan (input) untuk subsistem lainnya dengan melalui penghubung.
Dengan penghubung satu subsistem dapat berintegrasi dengan subsistem yang
lainnya membentuk satu kesatuan.
E. Masukan (Input) Sistem
Masukan sistem
adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan
perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal input). Maintenance
input adalah energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi.
Signal input adalah energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. Sebagai
contoh didalam sistem komputer, program adalah maintenance input yang digunakan
untuk mengoperasikan komputernya dan data adalah signal input untuk diolah
menjadi informasi.
F. Keluaran (Output) Sistem
Keluaran sistem
adalah hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang
berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat merupakan masukan untuk subsistem
yang lain atau kepada supersistem. Misalnya untuk sistem komputer, panas yang
dihasilkan adalah keluaran yang tidak berguna dan merupakan hasil sisa
pembuangan, sedang informasi adalah keluaran yang dibutuhkan.
G. Pengolah (Process) Sistem
Suatu sistem
dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi
keluaran. Suatu sistem produksi akan mengolah masukan berupa bahan baku dan
bahan-bahan yang lain menjadi keluaran berupa barang jadi. Sistem akuntansi
akan mengolah data-data transaksi menjadi laporan-laporan keuangan dan
laporan-laporan lain yang dibutuhkan oleh manajemen.
H. Sasaran (Objectives) atau Tujuan
(Goal)
Suatu sistem
pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Kalau suatu sistem tidak mempunyai
sasaran, maka operasi sistem tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat
menentukan sekali masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang akan
dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau
tujuannya.
Perbedaan suatu
sasaran (objectives) dan suatu tujuan (goal) adalah, goalbiasanya dihubungkan
dengan ruang lingkup yang lebih luas dan sasaran dalam ruang lingkup yang lebih
sempit. Bila merupakan suatu sistem utama, seperti misalnya sistem bisnis
perusahaan, maka istilah goal lebih tepat diterapkan. Untuk sistem akuntansi
atau sistem-sistem lainnya yang merupakan bagian atau subsistem dari sistem
bisnis, maka istilah objectives yang lebih tepat. Jadi tergantung dari ruang
lingkup mana memandang sistem tersebut. Seringkali tujuan (goal) dan sasaran
(objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.
Ø Klasifikasi Sistem
Sistem dapat diklasifikasikan dari
beberapa sudut pandang, diantaranya sebagai berikut ini :
1. Sistem diklasifikasikan sebagai
sistem abstrak (abstract system) dan sistem fisik (physical system)
Sistem abstrak
adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara
fisik. Misalnya sistem teologia, yaitu sistem yang berupa pemikiran-pemikiran
hubungan antara manusia dengan Tuhan. Sistem fisik merupakan sistem yang ada
secara fisik. Misalnya sistem komputer, sistem akuntansi, sistem produksi dan
lain sebagainya.
2. Sistem diklasifikasikan sebagai
sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system)
Sistem alamiah
adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Misalnya
sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh
manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi antara manusia dengan
mesin disebut dengan human-machine system atau ada yang menyebut dengan
man-machine system. Sistem informasi merupakan contoh man-machine system,
karena menyangkut penggunaan komputer yang berinteraksi dengan manusia.
3. Sistem diklasifikasikan sebagai
sistem tertentu (deterministic system) dan system tak tentu (probabilistic
system)
Sistem tertentu
beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara
bagian-bagiannya dapat dideteksi dengan pasti, sehingga keluaran dari sistem
dapat diramalkan. Sistem komputer adalah contoh dari sistem tertentu yang
tingkah lakunya dapat dipastikan berdasarkan program program yang dijalankan.
Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat
diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.
4. Sistem diklasifikasikan sebagai
sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system)
Sistem tertutup
merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan
luarnya. Sistem ini bekerja secara otomatis tanpa adanya turut campur tangan
dari pihak diluarnya. Secara teoritis sistem tertutup ini ada, tetapi
kenyataannya tidak ada sistem yang benar-benar tertutup, yang ada hanyalah
relatively closed system (secara relatif tertutup, tidak benar-benar tertutup).
Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan
luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan
luar atau subsistem yang lainnya. Karena sistem sifatnya terbuka dan
terpengaruh oleh lingkungan luarnya, maka suatu sistem harus mempunyai suatu
sistem pengendalian yang baik. Sistem yang baik harus dirancang sedemikian
rupa, sehingga secara relatif tertutup karena sistem tertutup akan bekerja
secara otomatis dan terbuka hanya untuk pengaruh yang baik saja.
Suatu sistem
yang dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya disebut sistem
terbuka. Sebuah sistem pemanas atau pendingin ruangan, contohnya, mendapatkan
input-nya dari perusahaan listrik, dan menyediakan panas/dinginnya bagi ruangan
yang ditempatinya. Dengan menggunakan logika yang sama, suatu sistem yang tidak
dihubungkan dengan lingkungannya adalah sistem tertutup. Sebagai contohnya,
sistem tertutup hanya terdapat pada situasi laboratorium yang dikontrol ketat.
Ø Prinsip Pengembangan Sistem Informasi
Sewaktu Anda
melakukan proses pengembangan sistem, beberapa prinsip harus tidak boleh
dilupakan. Prinsip-prinsip ini adalah sebagai berikut ini:
1) Sistem yang dikembangkan adalah
untuk manajemen.
Setelah sistem
selesai dikembangkan, maka yang akan menggunakan informasi dari sistem ini
adalah manajemen, sehingga sistem harus dapat mendukung, kebutuhan yang
diperlukan oleh manajemen. Pada waktu Anda mengembangkan sistem, maka prinsip
ini harus selalu diingat.
2) Sistem yang dikembangkan adalah
investasi modal yang besar.
Sistem informasi
yang akan Anda kembangkan membutuhkan dana modal yang tidak sedikit, apalagi
dengan digunakannya teknologi yang mutakhir.
Sistem yang dikembangkan ini
merupakan investasi modal yang besar. Seperti halnya dengan investasi modal
lainnya yang dilakukan oleh perusahaan, maka setiap investasi modal harus
mempertimbangkan 7 hal berikut ini:
1. Semua
alternatif yang ada harus diinvestigasi
Bila alternatif yang ada diabaikan dan sudah terlanjur menanamkan dana ke
suatu proyek investasi tertentu, maka investor akan kehilangan kesempatan untuk
menanamkan dananya ke investasi yang lain. Ekonom menyebut hal ini dengan
istilah biaya kesempatan (opportunity cost). Misalnya Anda mempunyai dana
sebesar Rp X,- dan bila di investasikan ke proyek A akan mendapatkan keuntungan
sebesar Rp A,-, maka Rp A,- ini yang disebut dengan opportunity cost. Bila Anda
tidak menginvestasikan dana Anda sebesar Rp X.- tersebut ke proyek A, tetapi ke
proyek B, maka proyek B harus memberikan hasil lebih besar dari opportunity
cost yang hilang akibat tidak diinvestasikan ke proyek A. oleh karena itu dari
beberapa alternatip investasi yang ada harus di investigasi untuk menentukan
alternatip yang terbaik atau yang paling menguntungkan.
2. Investasi
yang terbaik harus bernilai.
Belum tentu alternatip terbaik merupakan investasi yang menguntungkan.
Investasi terbaik ini memang menguntungkan dibandingkan dengan alternatip yang
lainnnya, tetapi untuk investasi terbaik ini sendiri harus juga diukur.
Investasi ini baru dikatakan menguntungkan bila bernilai yang artinya manfaat
(benefit) atau hasil baliknya lebih besar dari biaya untuk memperolehnya
(cost). Cost-benefit analysis atau cost-effectiveness analysis dapat digunakan
untuk menentukan apakah proyek investasi tersebut bernilai atau tidak.
3. Sistem yang
dikembangkan memerlukan orang-orang yang terdidik.
Manusia merupakan faktor utama yang menentukan berhasil tidaknya suatu
sistem, baik dalam proses pengembangannya, penerapannya, maupun dalam proses
operasinya. Oleh karena itu orang yang terlibat dalam pengembangan maupun
penggunaan sistem ini harus merupakan orang yang terdidik tentang
permasalahan-permasalahan yang ada dan terhadap solusi-solusi yang mungkin
dilakukan. Terdidik disini bukan berarti harus secara formal duduk di perguruan
tinggi, tetapi dapat dilakukan secara latihan kerja (on the job training).
Analis sistem harus mempunyai pendidikan terhadap masalah yang dihadapinya.
Tidaklah mungkin seorang analis sistem akan mengembangkan suatu sistem
informasi bisnis tanpa mempunyai pengetahuan sedikitpun tentang bisnis atau
akan mengembangkan sistem informasi akuntansi tanpa mengetahui pengetahuan
sedikitpun tentang akuntansi dan teknologi komputer. Bagaimana mungkin nantinya
analis sistem ini akan berkomunikasi dengan manajemen dan programmer yang akan
membuat programnya. Demikian juga dengan pemakai sistem harus merupakan orang
yang terdidik tentang sistem ini dan dapat dilakukan dengan memberikan
on-the-job training kepada mereka tentang cara menggunakan sistem yang
diterapkan.
4. Tahapan kerja
dan tugas-tugas yang harus dilakukan dalam proses pengembangan sistem.
Proses pengembangan sistem umumnya melibatkan beberapa tahapan kerja dan
melibatkan beberapa personil dalam bentuk suatu team untuk mengerjakannya.
Pengalaman menunjukan bahwa tanpa adanya perencanaan dan koordinasi yang baik,
maka proses pengembangan sistem tidak akan berhasil dengan memuaskan. Untuk
maksud ini sebelum proses pengembangan sistem dilakukan, maka harus dibuat
terlebih dahulu skedul kerja yang menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas pekerjaan yang akan dilakukan, sehingga proses pengembangan sistem
dapat dilakukan dan selesai dengan berhasil sesuai dengan waktu dan anggaran
yang direncanakan. Siklus atau Daur Hidup Pengembangan Sistem (Systems
Development Life Cycle atau SDLC) umumnya menunjukkan tahapan-tahapan kerja dan
tugas-tugas kerja yang harus dilakukan. Beberapa methodology pengembangan
sistem juga menyediakan lebih terinci konsep kerja yang harus dilakukan dalam
proses pengembangan sistem.
5. Proses
pengembangan sistem tidak harus urut.
Prinsip ini kelihatannya bertentangan dengan prinsip nomor 4, tetapi
tidaklah sedemikian. Tahapan kerja dari pengembangan sistem di prinsip nomor 4
menunjukkan langkah-langkah yang harus dilakukan secara bersama-sama. Ingatlah
waktu adalah uang. Misalnya di dalam pengembangan sistem, perancangan output
merupakan tahapan yang harus dilakukan sebelum melakukan perancangan file. Ini
tidak berarti bahwa semua output harus dirancang semuanya terlebih dahulu baru
dapat melakukan perancangan file, tetapi dapat dilakukan secara serentak, yaitu
sewaktu proses pengadaan hardware.
6. Jangan takut
membatalkan proyek.
Umumnya hal ini merupakan pantangan untuk membatalkan suatu proyek yang
sedang berjalan. Keputusan untuk meneruskan suatu proyek atau membatalkannya
memang harus dievaluasi dengan cermat. Untuk kasus-kasus yang tertentu, dimana
suatu proyek terpaksa harus dihentikan atau dibatalkan karena sudah tidak layak
lagi, maka harus dilakukan dengan tegas. Keraguan untuk terus melanjutkan
proyek yang tidak layak lagi karena sudah terserapnya dana kedalam proyek ini
hanya akan memubang dana yang sia-sia. Ekonomi menyebut dana yang sudah
terserap ini dengan istilah sunk cost dan sunk cost ini tidak relevan untuk
digunakan sebagai dasar pengambilan keputusan, karena biaya ini sudahtidak
dapat ditarik kembali. Jika proyek yang tidak layak masih terus dilanjutkan
lagi, maka dana berikutnya yang terserap akan sia-sia.
7. Dokumentasi
harus ada untuk pedoman dalam pengembangan sistem.
Kegagalan untuk membuat suatu dokumentasi kerja adalah salah satu hal
yang sering terjadi dan merupakan kesalahan kritis yang dibuat oleh analis
sistem. Banyak analis sistem yang membicarakan pentingnya dokumentasi. Mereka
membuat dokumentasi hasil dari analisis setelah mereka selesai mengembangkan
sistemnya dan bahkan ada yang tidak membuat dokumentasi ini. Dokumentasi ini
seharusnya dibuat pada waktu proses dari pengembangan sistem itu sendiri masih
dalam proses, karena dokumentasi ini dapat dihasilkan dari hasil kerja
tiap-tiap langkah di pengemangan sistem. Dokumentasi yang dibuat dan
dikumpulkan selama proses dari pengembangan sistem dapat digunakan untuk bahan
komunikasi antara analis sistem dengan pemakai sistem dan dapat digunakan untuk
mendorong keterlibatan pemakai sistem.
Ø Tahap Pengembangan Sistem Informasi
Pengembangan sistem informasi saat
ini terbagi atas enam fase
1. Fase Perencanaan Sistem
Dalam fase perencanaan sistem :
-
Dibentuk suatu struktur kerja strategis yang
luas dan pandangan sistem
informasi baru
yang jelas yang akan memenuhi kebutuhan-kebutuhan
pemakai
informasi.
-
Proyek sistem dievaluasi dan dipisahkan
berdasarkan prioritasnya. Proyek
dengan prioritas
tertinggi akan dipilih untuk pengembangan.
-
Sumber daya baru direncanakan untuk, dan dana
disediakan untuk
mendukung
pengembangan sistem.
Selama fase perencanaan sistem,
dipertimbangkan :
-
faktor-faktor kelayakan (feasibility factors)
yang berkaitan dengan
kemungkinan
berhasilnya sistem informasi yang dikembangkan dan
digunakan,
-
faktor-faktor strategis (strategic factors) yang
berkaitan dengan
pendukung sistem
informasi dari sasaran bisnis dipertimbangkan untuk
setiap proyek
yang diusulkan. Nilai-nilai yang dihasilkan dievaluasi untuk
menentukan
proyek sistem mana yang akan menerima prioritas yang
tertinggi.
-
Kelayakan teknis untuk melihat apakah sistem
yang diusulkan dapat
dikembangkan dan
diimplementasikan dengan menggunakan teknologi
yang ada atau
apakah teknologi yang baru dibutuhkan.
-
Kelayakan ekonomis untuk melihat apakah dana
yang tersedia cukup
untuk mendukung
estimasi biaya untuk sistem yang diusulkan.
Kelayakan legal
untuk melihat apakah ada konflik antara sistem yang
sedang
dipertimbangkan dengan kemampuan perusahaan untuk
melaksanakan
kewajibannya secara legal.
-
Kelayakan operasional untuk melihat apakah
prosedur dan keahlian
pegawai yang ada
cukup untuk mengoperasikan sistem yang diusulkan
atau apakah
diperlukan penambahan/pengurangan prosedur dan keahlian.
-
Kelayakan rencana berarti bahwa sistem yang
diusulkan harus telah
beroperasi dalam
waktu yang telah ditetapkan.
-
Produktivitas mengukur jumlah output yang
dihasilkan oleh input yang
tersedia. Tujuan
produktivitas adalah mengurangi atau menghilangkan
biaya tambahan
yang tidak berarti. Produktivitas ini dapat diukur dengan
rasio antara
biaya yang dikeluarkan dengan jumlah unit yang dihasilkan.
-
Diferensiasi mengukur bagaimana suatu perusahaan
dapat menawarkan
produk atau
pelayanan yang sangat berbeda dengan produk dan
pelayanan dari
saingannya. Diferensiasi dapat dicapai dengan
meningkatkan
kualitas, variasi, penanganan khusus, pelayanan yang lebih
cepat, dan biaya
yang lebih rendah.
-
Manajemen melihat bagaimana sistem informasi
menyediakan informasi
untuk menolong
manajer dalam merencanakan, mengendalikan dan
membuat
keputusan. Manajemen ini dapat dilihat dengan adanya laporan-
laporan tentang
efisiensi produktivitas setiap hari.
2. Fase Analisis Sistem
Dalam fase ini :
-
Dilakukan proses penilaian, identifikasi dan
evaluasi komponen dan
hubungan
timbal-balik yang terkait dalam pengembangan sistem; definisi
masalah, tujuan,
kebutuhan, prioritas dan kendala-kendala sistem;
ditambah
identifikasi biaya, keuntungan dan estimasi jadwal untuk solusi
yang berpotensi.
-
Fase analisis sistem adalah fase profesional
sistem melakukan kegiatan
analisis sistem.
-
Laporan yang dihasilkan menyediakan suatu
landasan untuk membentuk
suatu tim proyek
sistem dan memulai fase analisis sistem.
Tim proyek
sistem memperoleh pengertian yang lebih jelas tentang alasan
untuk
mengembangkan suatu sistem baru.
-
Ruang lingkup analisis sistem ditentukan pada
fase ini. Profesional sistem
mewawancarai
calon pemakai dan bekerja dengan pemakai yang
bersangkutan
untuk mencari penyelesaian masalah dan menentukan
kebutuhan
pemakai.
-
Beberapa aspek sistem yang sedang dikembangkan
mungkin tidak
diketahui secara
penuh pada fase ini, jadi asumsi kritis dibuat untuk
memungkinkan
berlanjutnya siklus hidup pengembangan sistem.
3. Fase Perancangan Sistem secara
Umum/Konseptual
Arti Perancangan Sistem
-
Tahap setelah analisis dari Siklus Hidup
Pengembangan Sistem
-
Pendefinisian dari kebutuhan kebutuhan
fungsional
-
Persiapan untuk rancang bangun implementasi
-
Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk
-
Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan
pembuatan sketsa
atau pengaturan
dari beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu
kesatuan yang
utuh dan berfungsi
-
Termasuk menyangkut mengkonfirmasikan
Tujuan Perancangan Sistem
-
Untuk memenuhi kebutuhan para pemakai sistem
-
Untuk memberikan gambaran yang jelas dan rancang
bangun yang
lengkap kepada
pemrogram komputer dan ahli-ahli teknik lainnya yang
terlibat
Sasaran Perancangan Sistem
-
Harus berguna, mudah dipahami dan mudah
digunakan
-
Harus dapat mendukung tujuan utama perusahaan
Harus efisien
dan efektif untuk dapat mendukung pengolahan transaksi,
pelaporan
manajemen dan mendukung keputusan yang akan dilakukan
oleh manajemen,
termasuk tugas-tugas yang lainnya yang tidak dilakukan
oleh komputer
-
Harus dapat mempersiapkan rancang bangun yang
terinci untuk masing-
masing komponen
dari sistem informasi yang meliputi data dan informasi,
simponan data,
metode-metode, prosedur-prosedur, orang-orang,
perangkat keras,
perangkat lunak dan pengendalian intern
Dalam fase ini :
-
dibentuk alternatif-alternatif perancangan
konseptual untuk pandangan
pemakai.
Alternatif ini merupakan perluasan kebutuhan pemakai. Alternatif
perancangan
konseptual memungkinkan manajer dan pemakai untuk
memilih
rancangan terbaik yang cocok untuk kebutuhan mereka.
-
pada fase ini analis sistem mulai merancang
proses dengan meng-
identifikasikan
laporan-laporan dan output yang akan dihasilkan oleh
sistem yang
diusulkan. Data masing-masing laporan ditentukan. Biasanya,perancang sistem
membuat sketsa form atau tampilan yang mereka
harapkan bila
sistem telah selesai dibentuk. Sketsa ini dilakukan pada
kertas atau pada
tampilan komputer.
-
Jadi, perancangan sistem secara umum berarti
untuk menerangkan
secara luas
bagaimana setiap komponen perancangan sistem tentang
output, input,
proses, kendali, database dan teknologi akan dirancang.
Perancangan
sistem ini juga menerangkan data yang akan dimasukkan,
dihitung atau
disimpan. Perancang sistem memilih struktur file dan alat
penyimpanan
seperti disket, pita magnetik, disk magnetik atau bahkan file-
file dokumen.
Prosedur-prosedur yang ditulis menjelaskan bagaimana
data diproses
untuk menghasilkan output.
4. Fase Evaluasi dan Seleksi Sistem
Akhir fase
perancangan sistem secara umum menyediakan point utama untuk
keputusan investasi. Oleh sebab itu
dalam fase evaluasi dan seleksi sistem ini
nilai kualitas sistem dan
biaya/keuntungan dari laporan dengan proyek sistem
dinilai secara hati-hati dan
diuraikan dalam laporan evaluasi dan seleksi
sistem.
Jika tak satupun
altenatif perancangan konseptual yang dihasilkan pada fase
perancangan sistem secara umum
terbukti dapat dibenarkan, maka semua
altenatif akan dibuang. Biasanya,
beberapa alternatif harus terbukti dapat
dibenarkan, dan salah satunya
dengan nilai tertinggi dipilih untuk pekerjaan
akhir. Bila satu alternatif
perancangan sudah dipilih, maka akan dibuatkan
rekomendasi untuk sistem ini dan
dibuatkan jadwal untuk perancangan
detailnya.
5. Fase Perancangan Sistem secara
Detail/Fungsional
Fase perancangan
sistem secara detail menyediakan spesifikasi untuk
perancangan secara konseptual. Pada
fase ini semua komponen dirancang
dan dijelaskan secara detail.
Perencanaan
output (layout) dirancang untuk semua layar, form-form tertentu
dan laporan-laporan yang dicetak.
Semua output direview dan disetujui oleh
pemakai dan didokumentasikan. Semua
input ditentukan dan format input
baik untuk layar dan form-form
biasa direview dan disetujui oleh pemakai dan
didokumentasikan.
Berdasarkan
perancangan output dan input, proses-proses dirancang untuk
mengubah input menjadi output.
Transaksi-transaksi dicatat dan dimasukkan
secara online atau batch.
Macam-macam model dikembangkan untuk
mengubah data menjadi informasi.
Prosedur ditulis untuk membimbing
pemakai dan pesonel operasi agar
dapat bekerja dengan sistem yang sedang
dikembangkan.
Database
dirancang untuk menyimpan dan mengakses data. Kendali-kendali
yang dibutuhkan untuk melindungi
sistem baru dari macam-macam ancaman
dan error ditentukan. Pada beberapa
proyek sistem, teknologi baru dan
berbeda dibutuhkan untuk merancang
kemampuan tambahan macam-macam
komputer, peralatan dan jaringan
telekomunikasi.
Pada akhir fase
ini, laporan rancangan sistem secara detail dihasilkan.
Laporan ini mungkin berisi
beribu-ribu dokumen dengan semua spesifikasi
untuk masing-masing rancangan
sistem yang terintegrasi menjadi satu
kesatuan. Laporan ini dapat juga
dijadikan sebagai buku pedoman yang
lengkap untuk merancang, membuat
kode dan menguji sistem; instalasi
peralatan; pelatihan; dan
tugas-tugas implementasi lainnya.
Meskipun
sejumlah orang telah me-review dan menyetujui setiap komponen
rancangan sistem, review terhadap
rancangan sistem secara detail harus
dilakukan kembali secara menyeluruh
dan lengkap oleh pemakai sistem dan
personel manajemen, sedangkan
profesional sistem mungkin tidak terlibat
dalam kegiatan ini.
Tujuan
dilakukannya review secara menyeluruh ini adalah untuk menemukan
error dan kekurangan rancangan
sebelum implementasi dimulai. Jika error
dan kekurangan atau sesuatu yang
hilang ditemukan sebelum implementasi
sistem, sumber daya yang bernilai
dapat diselamatkan dan kesalahan yang
tidak diinginkan terhindari.
Setelah semua review secara menyeluruh selesai
dilaksanakan, perubahan-perubahan
dibuat dan pemakai dan manajer sistem
menandatangani laporan perancangan
secara detail.
6. Fase Implementasi Sistem dan
Pemeliharaan Sistem
Pada fase ini :
-
sistem siap untuk dibuat dan diinstalasi.
-
Sejumlah tugas harus dikoordinasi dan
dilaksanakan untuk implementasi
sistem baru.
laporan implementasi yang dibuat
pada fase ini ada dua bagian, yaitu
1) rencana implementasi dalam
bentuk Gantt Chart atau Program and
Evaluation Review Technique (PERT)
Chart dan
2) penjadwalan proyek dan teknik
manajemen. Bagian kedua adalah
laporan yang menerangkan tugas
penting untuk melaksanakan
implementasi sistem, seperti :
− pengembangan perangkat lunak
− Persiapan lokasi peletakkan
sistem
− Instalasi peralatan yang
digunakan
− Pengujian Sistem
− Pelatihan untuk para pemakai
sistem
− Persiapan dokumentasi
Ø Outsourcing Sebagai Solusi Alternatif
outsourcing
adalah sebuah proses dimana terjadi pengalihan pekerjaan kepada pihak ketiga.
Perusahaan melakukan outsourcing
dengan beberapa tujuan sbb :
1. Meningkatkan fokus bisnis
Usaha kecil
menengah akan lebih berfokus pada core bisnis nya
2. Meningkatkan daya saing karena
peningkatan skill IT vendor outsourcing.
Sementara
outsourcing provider akan menghususkan diri dalam membangun beberapa skil
unggulan dalam sistem dan teknologi informasi pada saat yang bersamaan usaha
kecil menengah yang menggunakan jasa mereka akan mendapatkan keuntungan karena
akan selalu terupdate dalam hal teknologi
3. Membagi resiko biaya operasional
dan investasi.
JIka usaha kecil
menengah melakukan semuanya sendiri, maka mereka juga harus mengatur resiko
terhadap biaya operasional dan investasi, dengan mengalihkan sebagian proses,
hal ini secara otomatis telah membagi resiko biaya operasional dan investasi
Berikut ini beberapa hal yang
mungkin bisa dilakukan dalam rangka mengalihkan sebagian proses dan pengadaan
yang berkaitan dengan sistem dan teknologi informasi :
1) Melakukan kontrak sewa terhadap
perangkat teknologi informasi seperti PC, Server, Printer dll
2) Jika memungkinkan menggunakan
layanan sistem informasi yang bersifat “hosted”, atau dikelola oleh pihak
ketiga. Walaupun pada saat ini penyedia jasa “hosted solution” ini masih
terbatas pada layanan tertentu seperti web hosting, email hosting atau layanan
pelanggan / crm.
Untuk
menghindari kegagalan atau kekecewaan dalam proses outsourcing, sebuah
perjanjian atau kontrak kerja yang baik perlu dibuat antara usaha kecil
menengah dan vendor outsourcing.
Dokumen Service
Level Agreement (SLA) perlu dibuat dengan cukup lengkap untuk menghindari
adanya perselisihan dikemudian hari. Secara umum SLA ini berisi layanan apa
saja yan diberikan penyedia jasa outsorcing yang dijanjikan.
Referensi
Komentar
Posting Komentar